Tu Patrimonio Digital Personal. Que necesitas y como Empezar

Tu Patrimonio Digital Personal. Que necesitas y como Empezar

Además de dedicar tiempo a la digitalización,  voy a dedicar un apartado a la conservación digital de patrimonio personal. ¿Cuantas veces has dicho tengo que conservar estas fotos?. Es quizás el momento indicado para que te pongas a ello.

Tu vida transcurre en modo offline y en modo online. Sin embargo, los documentos gráficos personales quizás sean hoy en día los más sensibles a que los perdamos.

Seguro que más de una vez, has perdido un Pendrive con fotos personales o un ordenador con fotos y vídeos de tus hijos o familiares se han  perdido. Por otro lado, las fotografías en papel a pesar de que todavía existen cada vez ocupan menos lugar en nuestras vidas. Como mucho, seguro que en algún domicilio de algún amigo o amiga tuya puedes encontrar álbumes que se imprimen expresamente en las tiendas de fotografía.

Ahora bien, ¿un padre de familia puede hacer preservación digital personal?¿Y un abuelo/a?¿Y una abuelita cosedora?. Esa es una de las cuestiones que quiero abordar en este blog, además de la preservación digital académica en sí.

El como una persona, con sus medios, que tampoco tienen que ser muy sofisticados con respecto a los que tiene una institución, puede hacer conservación de sus documentos digitales personales.

Así pues, ¿cuál es el equipo que puede tener una persona en su casa? ¿Se tiene que gastar mucho, poco? Veamos un ejemplo. Una familia tiene fotos en papel, documentos en papel que quiere guardar en digital, diapositivas (aquí la cosa se complica), películas de cine, videos y discos de vinilo que quieren guardar.

¿Por donde empiezo?

Vas a empezar por aprender a escanear documentos y a guardarlos. Pero para guardarlos, necesitarás saber una serie de requisitos técnicos mínimos para que los documentos que guardes tengan una calidad mínima. Te en cuenta que de aquí a un tiempo, los querrás recuperar de tu disco duro, verlos, volver a recrear un álbum de fotos o simplemente escuchar música de tus vinilos.

Seguramente quizás también este es tu caso, pero vamos a ver un equipo mínimo que puedes necesitar.

  • Un ordenador que supongo que ya tienes
  • Un escanner de mesa o un escanner dedicado de fotografías y diapositivas (enlaces de afiliación)
  • Tres discos duros externos (enlace de afiliación)

La razón de indicarte tres discos duros tiene sentido. 1 para las copias, otro como copia de seguridad y un tercero lejos de tu casa para que puedas tener tu información a salvo. Seguramente te preguntarás si es necesario. La respuesta es recomendable. Si al principio sólo puedes comprar uno vale, pero si pierdes información o al disco duro externo le entra un virus informático, ¿Que vas a hacer?

En temas de conservación de documentación personal, toda precaución es poca.

Los enlaces de afiliación son enlaces que si realizas una compra de estos materiales. Yo me llevo una comisión. El precio es el mismo que si los comprases en esa tienda. Los dos salimos ganando. Aún así, no compres material que no te haga falta realmente. Seguramente si tu eres un especialistas pensarás que hay mejor material. Pero también lo hay peor. Estos que te he indicado son de gama media personal.

¿Tengo que saber algún requisito técnico?

Todo depende de tu formación. Sin embargo, en este blog dedicaré poco a poco un espacio para que tengas conocimientos técnicos suficientes para que puedas guardar tu información personal, de forma que no tengas que estar preocupado por si lo que guardas, lo guardas correctamente.

Estate atento a las siguientes entradas porque te hablaré de ello.

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Y tú, ¿cómo conservas tu patrimonio personal? Puedes opinar en la entrada de debajo.

La Digitalización en la Preservación Digital

La Digitalización en la Preservación Digital

Escaner de mesa
Escaner de mesa

Durante unas entradas merece la pena dedicar una serie de entradas al respecto de la digitalización.

Actualmente, muchas empresas, organismos y todo tipo de instituciones, se dedican a ello.

El producto final de la digitalización es un objeto digital que después tiene que pasar por su ciclo de preservación.

Es habitual escuchar el término digitalización en muchos tipos de entornos.

En el caso de la preservación digital, la digitalización es la técnica por la cual un objeto analógico, independientemente de su forma, se transforma en digital. El elemento resultante es legible mediante un sistema de computación.

Los procedimientos que podrían formar parte de un proceso de digitalización son, entre otros, el fotografiado digital, el escaneado de documentos (Wentzel, 2006) o el uso de reconocimiento óptico de caracteres (ROC).

Los primeros proyectos de digitalizacion

Los primeros proyectos digitales documentados se desarrollaron de 1992 a 1997, cuando se empezaron a realizar los principales proyectos de digitalización de imágenes en masa. Algunos proyectos pioneros fueron CLASS (Cornell University), Project Open Book (Yale University) y Making of America (Michigan University y Cornell University) (Seadle, 1997), que sentaron las primeras bases de proyectos de digitalización de fondos para bibliotecas.

Hasta esas fechas, se había preservado la información existente en microfilm, pero la transformación de imágenes en un formato procesado por ordenador permitía la reducción de los costes de conservación, así como los de producción.

Es por esto que se inició, posteriormente, la conversión de microfilm en bits, ya que este facilitaba tanto la duplicación, como mejor herramienta de conservación sin depender de agentes químicos, como una mejor calidad. Además, el hecho de poder digitalizar microfilms permitía también indexarlos de forma automática, con lo que se facilitaban las búsquedas y la recuperación de información (Conway, 1994).

Resultados de digitalizar

Distintos dispositivos, en muy diferentes formas, permiten la conversión de documentos en papel a formato digital. En este proceso, el objeto de entrada es un elemento analógico y el elemento de salida estará representado de forma digital. Esta representación de la forma digital es el formato, que permitirá decidir qué tipo de aplicación de software otorgará la visualización del objeto digitalizado.

Algunos de los diversos formatos de salida que se pueden obtener a través de un tratamiento de digitalización son Portable Document Format (PDF), una imagen gráfica en formato Tagged Image File Format (TIFF), Joint Photographic Experts Group (JPG) o Portable Network Graphic (PNG), un documento en formato Rich Text Format (RTF) o en formato Microsoft Word, si se emplean técnicas de ROC una vez manipulado computacionalmente el documento.

Es importante la elección del formato digital de salida, teniendo en cuenta cuál se adecua más a las necesidades de la unidad de información, institución u organización, de forma que se garantice la accesibilidad informacional futura, además de su sostenibilidad financiera en el tiempo (Arm y Fleischhauer, 2005).

La decisión sobre el formato elegido dependerá de la unidad de información que realice la digitalización y que posteriormente sea propietaria de la información resultante (Wentzel, 2006). Es importante pues disponer de documentación redactada sobre que formatos de salida se van a adoptar en un proceso de digitalización. Esta selección se debe apoyar en las guías y recomendaciones publicadas por parte de muchas y variadas instituciones (Lopatin, 2006; IFLA, 2005).

En la acepción del concepto material analógico ha de quedar claro que no sólo el papel se digitaliza. También se consideran material analógico susceptible de digitalizar las fotografías en papel, diapositivas, posters, cintas de vídeo, cintas de audio, películas de cine de 8mm o de 35mm, entre otros (Wactlar y Christel, 2002).

Si el objetivo consiste en convertir audio, representado en forma de cinta o vídeo analógico, las técnicas son muy diferentes a las explicadas sobre el escaneado, ya que los instrumentos a emplear son otros. Esto exige que el proceso por el cual se digitalice sea distinto en cada momento y la tecnología a aplicar también.

Un ejemplo es el de las entidades sanitarias que convierten su archivo médico analógico en formato papel u otros formatos en digital. Pero la conversión no sólo afecta al archivo en formato analógico propiamente dicho, también es posible que se disponga de formatos digitales de representación antiguos: cintas de audio, videos en formato VHS o Beta, radiografías, grandes bases de datos con registros de voz en formatos obsoletos (Moen et al., 2004) u otros elementos que formen parte del archivo médico.

Este proceso de integración suele ser costoso ya que la conversión previa valoración de datos digitales existentes a un sistema actualizado integrado puede suponer un problema de sostenibilidad financiera futura para la institución que lo lleve a cabo. Un análisis de riesgos a este respecto puede ser necesario antes de iniciar cualquier otra operación.

 

Y tú, ¿qué accione de digitalización llevas a cabo en tu organización? Tu opinión me interesa. Puedes comentar debajo de la entrada

 

Referencias citadas

ARM, C., FLEISCHHAUER, C. (2005). Digital Formats: Factors for Sustainability, Functionality, and Quality. Ponencia presentada en Proceedings of Archiving 2005, Washington, DC, USA

Conway, P. (1994). Digitizing preservation. Library Journal, 119(2), 42-45.

IFLA, Consejo Internacional de Archivos, & Unesco. (2005). Directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos de dominio público, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos. Madrid: Ministerio de Cultura. Secretaría General Técnica.

LOPATIN, L. (2006). Library digitization projects, issues and guidelines. Library Hi Tech, 24(2), 273-289, doi:10.1108/07378830610669637

MOEN, I., GRAM SIMONSEN, H., LINDSTAD, A. M. (2004). An electronic database of norwegian speech sounds: Clinical aspects. Journal of Multilingual Communication Disorders, 2(1), 43-49. doi:10.1080/14769670310001616624

Seadle, M. (1997). Digitization for the masses. Reference Service Review, 25(3/4), 119-130. doi:10.1108/00907329710307255

WACTLAR, H. & CHRISTEL, M. (2002). Digital video archives: Managing through metadata. En Building a national strategy for digital preservation: Issues in digital media archiving (pp. 84)

Wentzel, L. (2006). Scanning for digitization projects. Library Hi Tech News Incorporating Online and CD Notes, 23(4), 11-13. doi:10.1108/07419050610674712